Фармацевтическая компания Actavis автоматизировала систему финансового взаимодействия с сетью контрагентов

Компания Lizard Soft создала инструмент для эффективного сопровождения и управления товарно-денежными взаимоотношениями компании «Актавис Украина» с сетью дистрибьюторов фармацевтической продукции на территории Украины. Реализованная на базе платформы Microsoft SharePoint Foundation 2010 система документооборота позволяет в электронном виде поддерживать базу всех контрагентов компании, вести учет договоров о сотрудничестве, фиксировать потоки платежей по ним, а также осуществлять проверку и подтверждение выплат.

Actavis – одна из ведущих фармацевтических компаний на рынке Украины. Налаженная за 10-летний период работы система сотрудничества с крупнейшими дистрибьюторами предполагает наличие большого количества финансовой документации. Отсутствие единой базы учета партнеров и хранения документов, регламентирующих взаимодействие с ними, способствовало возникновению ряда проблем для компании. Финансово-административному отделу приходилось собирать необходимые данные по телефону и электронной почте, что создавало дополнительную нагрузку на сотрудников, а также повышало риски утери документов и несоблюдения сроков оплат.

Электронная система документооборота, пришедшая на смену ручному способу управления, позволила значительно повысить уровень оперативности взаимодействия как внутри компании, так и с партнерской сетью.

Система состоит из взаимосвязанных между собой баз данных контрагентов и документов, регламентирующих финансовые взаимоотношения компании с ними. В момент возникновения взаимоотношений с новым партнером данные о нем фиксируется в системе. Каждый заключенный компанией Actavis договор о сотрудничестве регистрируется и связывается в системе с соответствующим контрагентом. В дальнейшем все платежи за предоставленные партнерами услуги и реализованные товары связываются с соответствующими договорами. Информация в базах данных фиксируется в соответствующих карточках контрагентов, документов и платежей с возможностью прикрепления скан-копий и файлов документов.

При внесении в базу каждый контрагент, договор и заявка на оплату платежей проходят несколько этапов верификации и согласования ответственными сотрудниками по автоматически заданным маршрутам. Процесс согласования осуществляется последовательно участниками каждого этапа. При этом система осуществляет поочередное назначение задач пользователям и рассылку уведомлений на электронную почту. История всех согласований отображается в карточке контрагента, договора и заявки на осуществление платежа.

Практически с первых дней использования пользователи новой системы отмечают преимущества автоматизации финансового документооборота, что лучшим образом отразилось как на взаимоотношениях с партнерами, так и на эффективности работы «Актавис Украина» в целом.

Реализованная система позволила облегчить и ускорить поиск необходимой документации и информации, уменьшив нагрузку на всех участников процесса сопровождения договорных отношений. Среди положительных эффектов также необходимо отметить повышение уровня коммуникацию с партнерами и подрядчиками компании. Значительно снижен риск нарушения сроков выполнения задач и, как следствие, риск возникновения штрафных санкций.

О компании Lizard Soft:

Lizard Soft – первая и единственная в Украине компания, открывшая Центр Компетенции SharePoint. Его ключевым фокусом является предоставление консалтинговых услуг клиентам для решения их бизнес-задач с помощью технологии Microsoft SharePoint. Компания обладает наивысшим статусом у Microsoft - Gold Competency Partner в компетенции «Collaboration and Content», является официальным партнером K2 и Nintex в Украине, а также организатором самой масштабной специализированной конференции – SharePoint Conference Ukraine. Среди клиентов Lizard Soft ведущие компании, такие как: ГК «ДТЭК», OTP Bank, «Райффайзен Банк Аваль», Life:), «AXA-Страхование», НАК «Нафтогаз Украины», Банк «Надра», «Альфа-Банк» (Украина), «Сбербанк России», Platinum Bank, Piraeus Bank, Carlsberg Ukraine.

О компании «Актавис Укарина»:

Actavis – глобальная интегрированная специализированная компания, занимающаяся разработкой, производством и продажей генерических лекарственных средств, брендированных и биоэеквивалентных продуктов с разветвленной сетью представительств в 40 странах. Actavis входит в тройку ведущих генерических фармацевтических компаний мира, а общее количество продуктов в портфеле насчитывает более 830 наименований разных дозировок и форм выпуска. Actavis ведет разработку и осуществляет производство лекарственных средств в странах Европы, Америки, Азии. Actavis в Украине работает с 1999 года. В Украине зарегистрировано свыше 100 препаратов Actavis для лечения заболеваний сердечно-сосудистой и нервной систем, а также ряд медикаментов безрецептурного порядка отпуска.

Детальное описание проекта - Case Study