В этом разделе мы публикуем статьи, размышления членов Сообщества, наших коллег-экспертов по любым вопросам, связанным с использованием ИТ.
Присылайте Ваше мнение на e-mail: chief@itdirector.org.ua c темой "Мнение CIO к обсуждению" и мы обязательно предложим его к обсуждению на страницах нашего сайта.
Методика выбора оптимальной СЭД - наш опыт
Виктор Свистунов, Начальник отдела системной поддержки, ЗАТ «Компания РАЙЗ»
Кризис уже понемногу отступает, по крайней мере, все к нему уже как-то привыкли и эта тема уже просто приелась. Всё равно нужно жить дальше, работать, повышать эффективность труда, в чём, по моему мнению, и заключается основная задача ИТ.
Поэтому, уважаемые коллеги, в данной статье хочу поделиться своим опытом в таком деле как выбор системы электронного документооборота (далее, СЭД). Эта информация может быть полезной как тем, кто уже начал присматривать для своей организации подходящую СЭД, так и тем, кто ещё совершенно не знаком с этим вопросом.
Когда мы говорим о выборе (и последующем внедрении) какого либо ИТ-решения, нам, несомненно, следует учитывать особенности организации, в которой оно будет использоваться. Такими особенностями могут быть размер организации, перспективы её роста, наличие территориально удалённых офисов, зрелость ИТ-инфраструктуры и мышления сотрудников и, в первую очередь, руководства, поддержка этого самого руководства, наличие других информационных систем, объём хранимой информации и скорость её пополнения, длительность и надёжность хранения информации, доступность финансовых ресурсов, личные цели участников проекта внедрения и прочее-прочее. Всё это хорошо бы как-то учесть в процессе выбора системы.
Кратко опишу нашу ситуацию, чтобы вы, уважаемые читатели, представляли себе контекст, в котором происходила эта работа, могли сразу делать для себя поправки, учитывая специфику вашей организации.
Компания Райз работает в аграрном секторе. Имеет широкую филиальную сеть. Общее количество сотрудников – более 5 тыс. Количество компьютеризированных рабочих мест – более 1 тыс. Ожидаемый объем прирост электронной документации – 0,7- 1 Тбайт в год.
Прежде, чем перейти к сути вопроса, разрешите, как говориться, определиться с терминами. Под СЭД довольно часто представляют себе разные понятия. Автор под категорию СЭД подводит сразу четыре типа систем, которые, нужно отметить, могут мирно уживаться в рамках одной конкретной системы, расширяя её возможности. Итак, к СЭД относятся:
- Системы делопроизводства
- Электронные архивы
- Workflow-системы
- ECM-системы
«Идеальная» СЭД в той или иной степени должна сочетать в себе возможности всех этих четырёх типов, обеспечивая реализацию полного жизненного цикла электронных документов. См. диаграмму.
Под электронным документом понимают любой объект (или группа объектов), который может быть сохранён в электронном виде.
Руководство поставило перед будущей СЭД следующие задачи:
- Формализация и обеспечение соответствующего инструментария для последующей оптимизация бизнес-процессов организации.
- Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях.
- Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа.
- Формализация деятельности каждого сотрудника.
- Сокращение оборота бумажных документов. Экономия ресурсов за счёт сокращения расходов на управление бумажными потоками в организации.
- Снижение стоимости хранения бумажных документов, облегчение их поиска
- Поддержка системы контроля качества.
Наше стремление заключается в минимизации «шовных соединений» - мест интеграции различных систем. Чем их меньше, чем лучше мы смогли для себя подобрать систему, тем лучше – тем легче её в последствии будет поддерживать. Поэтому во многих случаях, по моему мнению, здесь оправдана покупка системы с некоторым запасом функционала, «на вырост» так сказать. Именно так и мы размышляли.
Справедливости ради, стоит добавить, что особой ясности как именно следует выбирать СЭД в Компании РАЙЗ на момент начала этой работы не было ни у кого. Определенную ясность внесла выставка DocFlow’2008. Отдельное спасибо её организаторам и участникам! Результатом её посещения стала увесистая пачка материалов о более чем 20 представленных на ней СЭД и понимание того, что на этом всё дело не закончится. Поэтому, сразу же после завершения этой выставки мы приступили к анализу рынка решений СЭД. Обнаружилось ещё порядка 20 СЭД, доступных на рынке СНГ. Итак, мы стояли перед фактом, что выбирать есть из чего!
Почерпнуть много полезной информации о различных СЭД Вы также сможете из следующих источников:
Пришло самое время определиться а что же ожидает от нас бизнес-направление нашей компании (далее Бизнес).
Параллельно с проведением первых презентаций СЭД у нас формировались критерии первичного отбора. Таких встреч у нас было 16, т.е. в течение 3 недель каждый день мы встречались с представителями компаний-внедренцев той или иной СЭД. С нашей стороны, кроме ИТ-шников, в этих встречах приняли участие директор департамента управления персонал, начальник канцелярии, директор департамента планирования и анализа, директор департамента торговых операций. Это очень помогло максимально вовлечь в процесс авторитетных людей, к мнению которых прислушивается высшее руководство. …Увесистая папка материалов стала ещё увесистее раза в три. :-) Пришло время систематизировать наши первичные требования и результаты первичного анализа. Так родились список первичных критериев, позднее были определены весовые коэффициенты критичности для каждого из них. Результаты оценки были сведены в первичная сводная таблица для удобства сравнения.
Наши первичные критерии можно представить следующим образом:
Наши Бизнес-критерии оценки СЭД:
- Эргономические характеристики. Интерфейс пользователя
- Интерфейс должен быть удобным, «резиновым», кастомизируемым, разработан с учетом требований Бизнеса.
- Украинский интерфейс.
- Наличие встроенных механизмов проверки рус. и укр. орфографии.
- Интеграция с офисным ПО
- СЭД должна интегрироваться с популярными офисными приложениями: MS Office, Open Office.
- Масштабируемость (функционал и контент)
- В рамках СЭД должна быть возможность реализации любого функционала, в том числе по управлению бумажными документами.
- Отсутствие ограничений на хранение информации – документов
- Соответствие требованиям
- Возможность описания бизнес-процессов с помощью популярных нотаций (IDEF3, ARIS, UML диаграмма активностей, интеграция этого модуля с документооборотом.
- СЭД должна обеспечить возможность реализации всех наших пожеланий, сформулированных начальником Канцелярии.
- Контроль исполнения поручений.
- Использование системы напоминаний по E-mail и SMS.
- Гибкая система поиска по документам.
- Поддержка версионности документов, многопунктовых документов.
- Механизмы контроля повторных вводов документов.
- Штрих-кодирование печатных документов.
- Наличие графических средств для оформления аналитики.
- Есть возможность формирования Базы Знаний на основе введённых документов.
- Стоимость необходимого ПО и его внедрения (1 тыс.пользователей)
- Выгодное ценовое предложение, гибкая ценовая политика на лицензии и на стоимость внедрения.
- Конкурентный тип пользовательских лицензий.
Наши технологические критерии оценки СЭД:
- Платформа
- СЭД должна работать на промышленных серверах и БД (MS SQL).
- Хранение документов вне БД - на файл-сервере, в БД хранятся только ссылки на документы.
- Возможность работы с СЭД через Интернет, а также в терминальном режиме (через Citrix).
- Архитектура, масштабируемость
- Архитектура СЭД должна обеспечивать необходимый уровень быстродействия.
- Производительность СЭД должна ограничиваться только аппаратными возможностями.
- Поддержка основных ИС
- СЭД должна поддерживать основные ИС, почтовые сервера, сервера приложений других систем (1С, SAP и т.д.).
- Интеграционные возможности
- СЭД должна иметь документированный API, для дальнейшей интеграции с другими ИС, к которым у нее нет интеграционного модуля.
- Возможность доработки
- Разработка в СЭД должна вестись с применением промышленных языков программирования.
- Безопасность, отказоустойчивость
- Наличие механизмов аутентификации, интеграция с Active Directory, а также собственные механизмы аутентификации (для пользователей НЕ членов Active Directory).
- Поддержка ЭЦП.
- СЭД должна поддерживать системы бэкапирования, а также возможность работы в кластере, в том числе и распределенном.
- Должен обеспечиваться аудит всех действий пользователей в СЭД.
- Поддержка, требования к компании-внедренцу
- Качественная работа компании-внедренца на этапе подготовки Технического Задания, хорошая репутация и уверенность в том, что и «завтра он будет работать».
- Опыт успешных внедрений в крупных (солидных) организациях, в т.ч. в государственных.
- Офис компании-внедренца находится в г.Киев.
- Свой собственный продукт.
- Наличие инструментов для дистанционного обучения пользователей.
- Наличие дополнительных преимуществ.
Для того, чтобы обеспечить хорошему делу успешное завершение, нужно как можно раньше определить факторы, повышающие вероятность успеха, и минимизировать возможные риски. В нашем случае это:
- Чётко обозначенная цель проекта, проектный подход
- Реальная потребность организации в СЭД
- Осознание этой потребности Руководством, поддержка проекта
- Доверительные отношения ИТ с Руководством (выстраиваются раньше)
- Готовность ИТ-инфраструктуры (2-ой уровень зрелости и выше)
- Вовлечение в процесс выбора СЭД команды единомышленников из НЕ-ИТ-шников, их мотивация. Они помогают установить правильные отношения с остальными пользователями, несут позитивную информацию руководству.
- Правильный выбор СЭД:
- Сама платформа СЭД («на вырост», интеграционные возможности)
- Команда внедренцев
- Методология внедрения
- Команда внедрения со стороны заказчика (мы)
- Реальный план внедрения (тактика быстрых побед)
На втором этапе (в финале) мы имели дело уже только с 5 СЭД. Но мы понимали, что количество и качество имеющихся критериев явно недостаточны. Поэтому возникла необходимость их уточнения. Так родилась расширенная анкета из 514 вопросов, содержание которой согласовалось с финалистами нашего конкурса. Например, если на первом этапе нас интересовало обеспечивает ли СЭД гибкий поиск документов в БД, то расширенная анкета содержала уже 22 критерия, определяющих ожидаемую гибкость поиска. Вопросы объединены в 13 групп, группы соответствуют известным рискам внедрения СЭД. Кроме расширенной анкеты финалисты получили подробно прописанный 1 бизнес-процесс (Прохождение приказов) для определения стоимости работ по внедрению этого блока работ. Все ответы финалистов попали в финальную сводную таблицу. Её укрупнённый вариант предоставляю Вашему вниманию. По просьбе компаний-внедренцев, здесь я не указываю размер предложенных нам скидок. Хотя их размер (возможно благодаря кризису) весьма впечатляющий.
Кроме этого следует взять во внимание дополнительные возможности, обеспечиваемые СЭД, которые рассматривались нами как некий бонус.
![](/Bullet_VOO/Statji/St_svist_4.JPG)
Таким образом высшему руководству была представлена пятёрка финалистов (в порядке убывания привлекательности) с аналитическими материалами, на основании которых производилась оценка.
- Platina ECM (Швеция), SIGMA в Украине, www.team.eclipse-sp.ua
- Directum (Россия), LAN Service, www.directum.com.ua
- Платформа Terrasoft (Украина), Terrasoft, www.terrasoft.ua
- Documentum (США), EMC, www.documentum.ru
- IBM FileNet (США), IBM, www-01.ibm.com/software/data/content-management/
И, напоследок, разрешите обратить Ваше внимание на те моменты, которые могут Вам помешать успешно завершить проект внедрения СЭД:
- Отсутствие поддержки руководства.
- Некачественный проектный менеджмент.
- Спешка.
- Неправильная оценка реальных потребностей организации.
- Подпольное внедрение.
- «Конкурс откатов».
- Переход к Качественному этапу при незавершённом Количественном этапе.
- Количество вариантов решений более 5 на Качественном этапе.
- Недостаток финансовых ресурсов.
Заключение
Как заметил внимательный читатель, мы постоянно учились в процессе этой работы. Из состояния практически нулевого уровня знаний в области СЭД мы постепенно доросли до уровня четкого осознания того, что именно нам нужно. Вам же не обязательно идти этим длинным путём, достаточно взять на вооружение наш опыт и внести необходимые коррективы согласно специфики Вашей организации.
Если Вам потребуется дополнительная информация, буду рад ответить на Ваши вопросы.
Количество показов: 17578
rating:
3.1
Возврат к списку
ИТ-директор: СОБЫТИЯ
![Все события](/bitrix/images/iblock/components/news_list.gif)
ИТ-директор: НОВОСТИ
01.08.2021
CIO-Jazz "Эффективное управление предприятием" 2021
29 - 31 июля 2021, г.Запорожье, состоялся Семинар-практикум, посвященный вопросам эффективного управления предприятием. Участники: CIO, ИТ-руководителям, директора по развитию, производству, продажам, аналитики, планировщики, все, кто на предприятии занимается проектом внедрения (развития) ERP.
Событие уникальное - аналогов в Украине НЕТ.
Про CIO-Jazz-2021 - версія для мобільного
08.08.2020
CIO-Jazz "Эффективное управление предприятием" - 2020
6 - 8 августа 2020, г.Запорожье, Состоялся Семинар-практикум, посвященный вопросам эффективного управления предприятием. Мероприятие будет полезным: CEO (но они, увы, не ездят на такие мероприятия :)), CIO, ИТ-руководителям, директорам по развитию, производству, продажам, аналитикам, планировщикам, всем, кто на предприятии занимается проектом внедрения (развития) ERP.
Событие уникальное - аналогов в Украине НЕТ.
Про CIO-Jazz-2020 - версія для мобільного
![Все новости](/bitrix/images/iblock/components/news_list.gif)
|